С 1 сентября 2026 года переход на электронные перевозочные документы стал обязательным

С 1 сентября 2026 года вступил в силу Федеральный закон № 140-ФЗ, закрепляющий обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД). С сентября бумажные перевозочные и экспедиторские документы постепенно теряют юридическую силу для перевозчиков, экспедиторов, грузоотправителей и грузополучателей. Их место займут электронные документы, оформляемые исключительно через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Речь идет о грузовых накладных авиационного транспорта, транспортных железнодорожных накладных, автомобильных транспортных накладных, заказах и заявках на перевозку грузов автомобильным транспортом, а также экспедиторских документах различных типов.

Полезные материалы https://mt.krasnodar.ru/upload/iblock/340/n2qfima662l7tdd5d92q299afj7tqhuc/Metodicheskie-materialy.pdf

Внедрение электронных перевозочных документов позволяет: ускорить взаиморасчеты между контрагентами, сократить издержки при осуществлении перевозок, снизить показатели простоя, повысить эффективность бизнес-процессов, упростить проверки, обеспечить безбумажное взаимодействие с ФОИВ, обеспечить безопасность. 

Государственная информационная система электронных перевозочных документов (далее – ГИС ЭПД) федеральная платформа, которая собирает, обрабатывает и хранит данные обо всех грузовых перевозках, предназначена для создания единой информационной среды, аккумулирующей данные по грузовым транспортным перевозкам и обеспечивает получение электронных перевозочных документов и сведений, содержащихся в них, из информационных систем операторов электронных перевозочных документов, обработку, хранение таких документов и сведений, содержащихся в них, представление таких документов и сведений, содержащихся в них, органам государственной власти Российской Федерации.

Оператором ГИС ЭПД https://public.epd-portal.ru/ является Министерство транспорта Российской Федерации (далее – Минтранс России). Участники перевозочного процесса взаимодействуют с ГИС ЭПД исключительно через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов (далее – ИС ЭПД), включенных в реестр операторов ИС ЭПД. В указанный реестр включены операторы ИС ЭПД. Актуальный реестр операторов ИС ЭПД размещен на официальном сайте Минтранса России https://mintrans.gov.ru/activities/214/376/377/380 и регулярно актуализируется, при этом территориальное размещение не учитывается.

Порядок представления сведений в ГИС ЭПД и требования к операторам  ИС ЭПД определены в том числе постановлениями Правительства Российской Федерации от 03.03.2022 № 281 https://docs.cntd.ru/document/728356030, от 21.05.2022 № 931 https://docs.cntd.ru/document/350432710, а также приказами Минтранса России от 10.02.2022 № 40 https://docs.cntd.ru/document/728311258 от 25.05.2022 № 200 https://docs.cntd.ru/document/350543527.

Нормативная база электронного документооборота на транспорте сформирована Федеральными законами от 02.07.2021 № 336-ФЗ http://www.kremlin.ru/acts/bank/46996, от 05.03.2022 № 39-ФЗ http://www.kremlin.ru/acts/bank/47635.

В настоящее время в ГИС ЭПД обеспечено оформление шести видов электронных перевозочных документов: электронной транспортной накладной, электронного путевого листа, электронного заказа-наряда, электронной сопроводительной ведомости, электронного заказа (заявки) и электронного договора фрахтования https://mintrans.gov.ru/press-center/news/12649.

Крупные участники рынка – такие как X5, Деловые линии, Озон, Магнит, – уже признали преимущества электронного документооборота и активно внедряют его в свои бизнес-процессы. Их опыт подтверждает практическую ценность и эффективность системы для отраслевого бизнеса.

Нормативная база реформы сформирована и включает форматы всех электронных документов и правила их обмена. Вместе с тем законодательством предусмотрены определенные исключения. Бумажное оформление сохраняется в случаях перевозки военных и специальных грузов, сделок с участием иностранных контрагентов и перевозок для личных нужд физических лиц, а также планируется сохранить для операций на территориях с особым статусом и приграничных операций. Однако даже в этих исключительных случаях организации, достигшие высокой цифровой зрелости, имеют право продолжать оформление документов в электронном виде.

По предложению Министерства транспорта Президент России поддержал введение нештрафуемого периода, который действует до 1 марта 2027 года. В течение этого времени участники, оформившие документы на бумажном носителе вместо электронного формата, не будут подвергаться штрафным санкциям. Важно подчеркнуть, что нештрафуемый период – это не отмена реформы и не отсрочка в правовом плане, а механизм для адаптации рынка.

«К сожалению, некоторые участники рынка, чаще всего грузополучатели, расценивают переходный период до 1 марта 2027 года как отсрочку и возможность отложить внедрение, а не для отладки процессов со множеством контрагентов и игнорируют тот факт, что не дают возможности своим партнерам работать в соответствии с законом. Однако, не может не радовать, что автоперевозчики и экспедиторы в своем большинстве отнеслись к изменениям ответственно и не только не отрицают необходимость изменений, но и активно к ним готовятся», – прокомментировала исполнительный Директор SIGIR Наталья Бережная.

Система включена в белый список Минцифры, что обеспечивает приоритетный доступ и стабильное функционирование даже в условиях нестабильного мобильного интернета. Даже при временной недоступности центрального контура системы перевозочный процесс не останавливается: документы продолжают накапливаться на стороне операторов, а с восстановлением доступности осуществляется автоматическая передача в ГИС ЭПД.

«Переход на электронный документ уже изменил пассажирский сегмент перевозок, теперь пришло время грузового. Мы проектировали систему, чтобы обеспечить бесшовный обмен данными между бизнесом и государством. Совместно с инфраструктурой операторов электронного документооборота и государственных контрольных органов создана высокодоступная, стабильная и безопасная среда взаимодействия в реальном времени, которая станет драйвером эффективности для всей экономики страны. Годовой объём транспортных документов составляет несколько миллиардов, что в свою очередь генерирует десятки миллионов транзакций ежедневно, поэтому компоненты системы реализованы так, чтобы распределять нагрузку и минимизировать точки отказа. Система рассчитана на непрерывную работу, а ее элементы размещены в инфраструктуре «ГосОблака» Минцифры России и предусматривают возможность горизонтального масштабирования при росте числа транзакций», – подчеркивает генеральный директор ФГУП «ЗащитаИнфоТранс» Илья Перевалов.

Участники рынка не работают напрямую с ГИС ЭПД. Основное взаимодействие происходит через 16 аккредитованных операторов электронного документооборота, из которых 14 уже функционируют в продуктивном контуре государственной системы. Все реестры аккредитованных операторов размещены на сайте Министерства транспорта и Федеральной налоговой службы.

Все операторы имеют возможность обмениваться электронными перевозочными документами друг с другом в роуминговом режиме. Это означает, что участники работают с разными операторами без каких-либо проблем. Перевозчик может заключить соглашение об информационном обмене с одним оператором, грузоотправитель – с другим, грузополучатель – с третьим, и все они смогут обмениваться документами беспрепятственно.

Для государства переход на ЭПД обеспечивает прозрачность, управляемость и достоверность данных. Электронные перевозочные документы создают прозрачный цифровой след перевозки, что является мощным инструментом борьбы с недобросовестными участниками рынка. ФНС, Ространснадзор, ГИБДД, ФТС и другие органы смогут получать необходимые сведения напрямую из системы, а инспектор на дороге сможет проверить документ по QR-коду без бумажных оригиналов.

Внедрение ЭПД позволяет видеть движение груза, подтверждать факты хозяйственной деятельности, сокращать серые схемы и формировать добросовестную конкурентную среду. Система снижает нагрузку на ведомства, повышает прозрачность рынка и помогает формировать аналитику по транспортным потокам для дальнейшей оптимизации логистики. Для бизнеса переход на электронные документы означает снижение издержек, отказ от бумажного документооборота, ускорение логистических процессов и более эффективный учёт.

«Внедрение обязательного электронного документооборота в грузоперевозках – это гораздо больше, чем смена бумажной формы на цифровую. Это стратегический шаг, который задаёт вектор развития всей логистической отрасли на годы вперёд. Рынок давно ждал этого решения: без обязательного ЭДО построить действительно современную, устойчивую и эффективную систему перевозок невозможно. Электронные документы – фундамент цифровой трансформации транспортного комплекса и опора для Национальной цифровой транспортно-логистической платформы, основой которой стала ГИС ЭПД. Сведения из электронных перевозочных документов формируют транспортно-экономический баланс – реальную карту грузопотоков страны. Благодаря ей развитие инфраструктуры можно планировать на основе фактического движения грузов, а не устаревших расчётных моделей. Именно в этом и заключается подлинный смысл реформы. Со своей стороны, мы продолжаем сопровождать бизнес на каждом этапе перехода, делая этот процесс понятным, комфортным и результативным для всех участников рынка», – прокомментировала директор Ассоциации «Цифровой транспорт и логистика» Полина Давыдова.

Переход на электронные документы в сфере транспортных перевозок – это не просто технологическое обновление, а стратегическое решение, определяющее будущее логистической отрасли на ближайшее десятилетие.